Privacy Statement I We Make ITSync

In dit privacy statement beschrijven wij (ITSync BV, ITSync Services BV en ITSync SNF Coöperatie UA), hoe wij omgaan met de verwerking van jouw persoonsgegevens. Om dit statement leesbaar te houden, noemen we deze vennootschappen hierna “ITSync” of “wij”. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens, zoals beschreven in dit privacy statement. Deze is van toepassing op professionals, opdrachtgevers, partners, sollicitanten, werknemers en gebruikers van de website(s) van ITSync. Met dit statement informeren wij je over welke persoonsgegevens we verwerken, met welk doel en op welke wijze we de verkregen gegevens en informatie gebruiken. Daarnaast wordt uitgelegd welke rechten je hebt, en hoe je deze kunt uitoefenen.

Wat wij doen 
ITSync maakt de perfecte match in IT tussen ambitieuze opdrachtgevers en talentvolle professionals. Compliancy aan wet- en regelgeving is voor ons vanzelfsprekend. Wij verleggen continu onze grenzen. Maar wat betreft wet- en regelgeving blijven we binnen de lijntjes. Daar kun je blind op vertrouwen. Daarom verwerken wij alle privacygevoelige informatie die je aan ons verstrekt volgens de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming.

Wijziging Privacy statement
ITSync kan dit privacy statement van tijd tot tijd wijzigen. Wijzigingen zullen op onze website worden gepubliceerd.

Dit privacy statement is voor het laatst aangepast op 17 september 2020.

1. Cookieverklaring

Om het gebruiksgemak van onze website te vergroten maken we gebruik van cookies. Een cookie is een klein tekstbestand welke een webbrowser op de harde schijf van jouw computer plaatst. Deze cookies worden gebruikt om onze systemen te verbeteren en om een betere en meer persoonlijke dienstverlening aan te kunnen bieden. De cookies geven hiermee de mogelijkheid om persoonlijke instellingen zoals gebruikersnamen, wachtwoorden en voorkeursinstellingen te behouden. Als je bij het inloggen aangeeft dat je ingelogd wilt blijven op die computer, dan worden via cookies je inloggegevens bewaard waardoor het inloggen sneller gaat. Hetzelfde geldt voor de keuze om eenmalig je LinkedIn profiel te gebruiken tijdens het sollicitatieproces: hiervoor wordt ook gebruik gemaakt van cookies, wat invultijd scheelt. Bij het verkrijgen van inzicht in de navigatie op de website, maakt ITSync gebruik van die cookies. Zo houdt een statistiekenprogramma (Google Analytics) voor ITSync bij hoe onze bezoekers door de site heen ‘surfen’. Hierdoor kan ITSync de site gebruiksvriendelijker en toegankelijker maken. Google kan deze informatie wel aan derden verschaffen indien zij daartoe wettelijk verplicht is of voor zover derden die informatie namens Google verwerken. De verkregen informatie, waaronder het IP-adres van jouw apparaat, wordt door Google (vooralsnog) opgeslagen in de Verenigde Staten. Voor meer informatie: lees het privacy beleid van Google en het specifieke privacy beleid van Google Analytics. De meeste browsers zijn standaard ingesteld om cookies te accepteren, maar je kunt je browsers opnieuw instellen om alle cookies te weigeren of om aan te geven wanneer een cookie wordt verzonden. Dit kan echter betekenen dat bepaalde functionaliteiten of gedeeltes van onze site niet correct functioneren of toegankelijk zijn.

2. Wat zijn persoonsgegevens

Een persoonsgegeven is een gegeven dat van jou is en naar jou als persoon te herleiden is. Denk hierbij aan: naam, adres, woonplaats, maar ook jouw BSN nummer. Gegevens van organisaties zijn geen persoonsgegevens. Wil je meer weten over wat precies persoonsgegevens zijn? Kijk dan op de website van Autoriteit Persoonsgegevens. 
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsgegevens/wat-zijn-persoonsgegevens

Andere handige begrippen

Betrokkene: De natuurlijke persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt, lees jij.

Verwerker: De persoon of organisatie die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van en uitsluitend ten behoeve van een andere persoon of organisatie.

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of organisatie die alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, in dit geval ITSync.

Persoonsgegevens: Alle informatie over een geïdentificeerde of (een direct of indirect) identificeerbare natuurlijke persoon.

Bijzondere persoonsgegevens: gegevens die betrekking hebben op ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, gegevens over gezondheid, seksueel gedrag of seksuele geaardheid.

Verwerking van persoonsgegevens: Een verwerking omvat alles wat met een persoonsgegeven wordt ‘gedaan’, al dan niet geautomatiseerd. Je kunt hierbij denken aan vastleggen, bewaren, raadplegen, opvragen, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander, doorgifte en vernietigen.

Autoriteit Persoonsgegevens: de autoriteit die (in Nederland) de taak heeft toe te zien op de verwerking van persoonsgegevens en naleving van wet- en regelgeving ten aanzien van persoonsgegevens.

Toestemming: elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee jij door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling de verwerking van jouw persoonsgegevens aanvaardt. Toestemming zal vaak via een geautomatiseerde opt-in (vinkje) worden gegeven.

3. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wat we verwerken en waarom
Voor verschillende doeleinden verwerken wij persoonsgegevens. Zo verwerken we persoonsgegevens bij het zoeken naar professionals voor de perfecte match en voor bijvoorbeeld het uitvoeren van onze overeenkomsten. Daarnaast zijn we soms wettelijk verplicht bepaalde gegevens te verwerken. In andere gevallen baseert ITSync zich op een gerechtvaardigd belang of dat van een andere partij, zoals bijvoorbeeld van een opdrachtgever. In principe verwerken wij geen bijzondere persoonsgegevens.

Bij het gebruik van onze diensten en website(s) kun je persoonsgegevens invoeren en laat je anderszins bepaalde gegevens achter. Wij verwerken niet altijd alle ingevoerde of achtergelaten gegevens. De gegevens die wij verwerken zijn afhankelijk van de situatie of het type dienst dat je afneemt en de functionaliteiten op onze website(s) die je gebruikt. Hieronder volgt een opsomming van de situaties waarin wij bepaalde gegevens verwerken.

 Professional / sollicitant
Als je je bij ons aanmeldt als professional of reageert op een van onze (eigen) vacatures, dan hebben wij een aantal gegevens van je nodig om je aanmelding te kunnen beoordelen en contact met je op te nemen. Als jij reageert op een opdracht en dit blijkt niet helemaal een match, dan bewaren wij jouw gegevens om in de toekomst alsnog een opdracht / vacature te vinden en om contact met je te kunnen opnemen. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:

• Naam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Adresgegevens;
• CV met informatie over arbeidsverleden en opleidingen;
• LinkedIn profiel;
• Beschikbaarheidsdatum;
• Of je op zoek bent naar een tijdelijke opdracht, vaste functie of beide;

Na jouw aanmelding hebben wij persoonlijk contact met je. Als wij jou willen inzetten, hebben wij regelmatig contact. Hiervan maken wij notities, die we toevoegen aan jouw dossier. Dit doen we om een zo goed mogelijke match te maken tussen jou en onze opdrachten.

Bij sommige vacatures maakt een persoonlijkheidstest onderdeel uit van de procedure. In dit geval delen wij jouw naam en emailadres met de organisatie die deze online testen voor ons uitvoert. Zij verwerken jouw antwoorden en maken het rapport op. Hierover zullen wij je van te voren informeren. Als je ons meer gegevens verstrekt dan waar wij om vragen, worden deze ook zorgvuldig opgeslagen. Wij gaan er dan vanuit dat je deze gegevens vrijwillig met ons deelt en er geen bezwaar tegen hebt dat wij dit verwerken.

Ingezette professional
Zodra je via ons aan een opdracht gaat beginnen, zullen wij bepaalde gegevens opslaan in jouw dossier. Dit doen wij in verband met onze NEN 4400-1, omdat de Belastingdienst dit van ons vraagt en om er voor te zorgen dat jij dingen geen twee keer hoeft te zeggen. Naast de gegevens die wij al verwerkt hebben bij je aanmelding/sollicitatie kunnen de volgende (persoons)gegevens en/of documenten worden verwerkt:

• Recent uittreksel KvK;
• BTW nummer;
• Ingevulde ondernemerscheck;
• Verklaring Omtrent het Gedrag;
• Formulier vaststelling identiteit;
• Facturen en urenstaten;
• Notities van onze contactmomenten.

Opdrachtgever
Van contactpersonen van opdrachtgevers bewaren wij ook persoonsgegevens. Dit om onze dienstverlening onder de aandacht te brengen, om contact op te kunnen nemen in verband met een aanvraag, voor het inplannen van intakegesprekken of om een (lopende) inzet te bespreken. Wij verwerken de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Functie

Nadat jij je aanmeldt als contactpersoon hebben wij persoonlijk contact met jou. Als wij kandidaten bij jou (willen) inzetten, komen we regelmatig bij je langs om bij te praten. Van ons contact maken wij notities, die we toevoegen aan jouw dossier. Dit doen we om een zo goed mogelijke match te maken tussen jouw wensen en de professionals die wij aanbieden en inzetten.

Partner
Wij verwerken persoonsgegevens van contactpersonen van onze partners om hen te kunnen verzoeken om een aanbieding te doen voor onze aanvragen, om intakegesprekken te plannen, of om contact op te kunnen nemen voor andere manieren van samenwerking, bijvoorbeeld bij een aanbesteding. Wij verwerken de volgende gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Functie

Na jouw aanmelding hebben wij persoonlijk contact met jou. Als wij jouw kandidaten (willen) inzetten, hebben wij regelmatig contact. Hiervan maken wij notities, die we toevoegen aan jouw dossier. Dit doen we om een zo goed mogelijke match te maken tussen jouw professional(s) en onze opdrachten.

Als jij een professional aan ons voorstelt en dus persoonsgegevens van jouw professional met ons deelt, dan gaan wij er van uit dat jij dit hebt afgestemd met die professional. De gegevens die we van jouw professional opslaan zijn dezelfde als die te vinden zijn bij Professional / Sollicitant en wij zullen er dan ook op dezelfde wijze mee omgaan. Gaat een professional bij jullie uit dienst, geef dit dan z.s.m. aan ons door en dan zullen wij deze gegevens binnen de gestelde termijn verwijderen.

Grondslagen
ITSync verwerkt persoonsgegevens op één van de volgende limitatieve grondslagen:

Toestemming: Wanneer jij toestemming hebt gegeven voor de specifieke verwerking (inclusief het doel daarvan).
Wanneer toestemming wordt gevraagd voor verwerking of een ander doel (opt in) zal ITSync dat documenteren, zodat zo nodig kan worden aangetoond dat toestemming is gegeven. Jij hebt het recht toestemming te allen tijde in te trekken, dat tast de rechtmatigheid van de verwerking van vóór de intrekking niet aan. ITSync draagt er zorg voor dat toestemming net zo eenvoudig kan worden ingetrokken als gegeven.

Overeenkomst: Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij jij partij bent of voor handelingen die op verzoek van jou worden verricht en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst.

Wettelijke verplichting: Om te kunnen voldoen aan de wet, moeten wij persoonsgegevens verwerken.

Gerechtvaardigd belang: De verwerking van persoonsgegevens vind plaats voor gerechtvaardigd belang van ITSync of een derde, tenzij jouw belang of fundamentele rechten en vrijheden voorgaan.

4. Van wie hebben wij persoonsgegevens

Ben jij flexkracht/uitzendkracht, ingeschreven als werkzoekende of ingeschreven als opdrachtgever bij ITSync? Dan hebben wij persoonsgegevens van jou. Bijvoorbeeld om jouw loon uit te kunnen betalen of om opdrachtgevers een factuur te sturen. Maar ook als je ITSync.nl bezoekt of zelf een contactaanvraag doet via deze website, worden persoonsgegevens verwerkt.

5. Welke persoonsgegevens gebruiken wij

Hieronder lees je welke persoonsgegevens wij gebruiken.

ITSync profielgegevens: Op het moment dat je een formulier hebt ingevuld of gegevens hebt achtergelaten bij ITSync op bijvoorbeeld ITSync.nl, bijvoorbeeld door te solliciteren, dan koppelen we jouw surfgedrag aan die gegevens.

Voor flexkrachten/uitzendkrachten/werkzoekenden zijn dit onder andere gegevens die benodigd zijn voor de inschrijving en de gegevens die in de loop van de duur van de arbeidsovereenkomst worden verwerkt. Denk hierbij aan jouw naam, adres, profielfoto, leeftijd, opleiding en werkervaring, maar bijvoorbeeld ook jouw rating van opdrachtgevers.

ITSync.nl bezoekersprofiel: Wanneer je ITSync.nl bezoekt bouw jij een (anoniem) bezoekers profiel op. Dit zijn bijvoorbeeld jouw apparaat gegevens, bijvoorbeeld of jij ITSync.nl bezoekt met een computer, mobiel of tablet. Ook zien we welke browser en besturingssysteem jij gebruikt en wat jouw privacy instellingen zijn. Dit zorgt er voor dat jij ITSync.nl ziet op de manier die het beste bij het door jou gebruikte apparaat past en dat wij jouw gegevens alleen gebruiken voor doeleinden waarvoor jij toestemming hebt gegeven.

Bijzondere persoonsgegevens: Wij verwerken geen bijzondere persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is voor de omschreven doelen. Denk hierbij aan het kopiëren van identiteitsbewijzen om jou te kunnen inschrijven bij ITSync. Als bijzondere persoonsgegevens toch worden verwerkt, is dat voor preventieve of arbeidsgeneeskunde, voor beoordeling van de arbeidsgeschiktheid en inzetbaarheid van jou als uitzendkracht en vaste werknemers, medische diagnosen en het verstrekken van gezondheidszorg. Een onafhankelijke arbodienst, die zich aan geheimhouding moet houden, verwerkt deze gegevens.

Websitegedrag (anoniem): Deze gegevens zien wij: Welke pagina’s door jou worden bekeken, waar op wordt geklikt en hoe een bezoeker ITSync.nl heeft gevonden (bijvoorbeeld via Google of direct). Ook houden we bij hoe vaak een bepaalde actie op ITSync.nl is gedaan. Deze kennis gebruiken we om onze website te verbeteren. Zonder dit cookie missen we jouw data. Hierdoor zien we niet hoe je onze sites gebruikt en zul je langer moeten wachten op verbeteringen. Websitegedrag wordt via Google Analytics anoniem verwerkt.

Websitegedrag (niet anoniem): We gebruiken jouw surfgedrag en demografische gegevens, zoals verzameld door Google, voor analyse van de werking van de website, zodat we het sollicitatieproces en/of matchingsproces doorlopend kunnen verbeteren.

6. Met wie delen wij jouw persoonsgegevens?

Delen met opdrachtgevers
Als wij jou als professional voorstellen bij een van onze opdrachtgevers, dan delen wij jouw persoonsgegevens (naam, woonplaats, cv, motivatie en beschikbaarheid). We stellen jou nooit voor zonder dat met jou te overleggen. Bij het voorstellen gebruiken wij in principe jouw eigen cv, die we wel even omzetten naar onze huisstijl. Als de aanbieding tot een inzet leidt, dan kan het zo zijn dat we meer gegevens moeten delen. Ook dit bespreken we uiteraard vooraf met jou.

Delen met professionals of partners
Persoonsgegevens van een contactpersoon van een opdrachtgever kunnen we delen bij het inplannen van een intakegesprek. We delen dan jouw naam (en na overleg met jou in sommige gevallen jouw telefoonnummer en emailadres) met een professional en/of partner. Dit doen wij zodat onze professional weet met wie hij een gesprek heeft, zich kan voorbereiden op de intake en eventueel contact met jou kan opnemen.

Delen met verwerkers
Wij schakelen leveranciers in die persoonsgegevens verwerken ten behoeve van ITSync. Met alle verwerkers van persoonsgegevens sluiten wij verwerkersovereenkomsten af. ITSync beoordeelt vooraf de beveiligingsmaatregelen en de naleving van de privacyregelgeving en ziet hier periodiek op toe, alsmede op naleving van gesloten verwerkersovereenkomsten.

Delen met andere verantwoordelijken
Wij werken met andere verantwoordelijke partijen samen die diensten aanbieden waarbij persoonsgegevens uitgewisseld kunnen worden. Dit zijn bijvoorbeeld partijen die trainingen geven, screenings verzorgen, persoonlijkheidstesten afnemen of feedback verzamelen. In onze selectie van partijen staat onze kernwaarde integriteit voorop en daarom maken wij duidelijke afspraken met deze partijen over het zorgvuldig omgaan met deze gegevens. Verder delen wij jouw persoonsgegevens alleen met politie en/of justitie als hiertoe een wettelijke verplichting is.

Ten slotte worden wij in verband met onze certificeringen elk half jaar geaudit. Het kan dus voorkomen dat een auditor jouw dossier inziet. Hierover bestaan wettelijke afspraken met deze auditor.

7. Beveiliging van jouw gegevens

Hoe beveiligt ITSync jouw persoonsgegevens?
Wij hebben passende beveiligingsmaatregelen genomen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot jouw persoonsgegevens te beperken. ITSync zorgt er bijvoorbeeld voor dat alleen bepaalde personen toegang hebben tot je gegevens, dat die toegang is afgeschermd door gebruik te maken van firewalls, veilige servers en gegevensverwerkingsovereenkomsten met derden.

Websites van derden
De website van ITSync kan verwijzingen naar andere websites bevatten, zoals hyperlinks. Wij zijn niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor het verwerken van persoonsgegevens door die websites. Dit privacy statement is niet van toepassing op het gebruik van websites van derden.

Social media
Op onze website(s) vind je knoppen op pagina’s om te kunnen delen via social media (Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram). Als jij op deze knoppen klikt worden jouw persoonsgegevens verwerkt door de desbetreffende social media aanbieder. Lees het privacy statement van Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram om te zien hoe deze netwerken met jouw persoonsgegevens omgaan.

8. Je ITSync en/of My ITSync profiel, bekijken, aanpassen of verwijderen

Als je bij ITSync bent ingeschreven als werkzoekende, dan heb je een profiel dat wij gebruiken om de baan te vinden die bij jou past. Je mag jouw profiel bekijken, wijzigen of helemaal verwijderen. Jouw profiel wijzigen of inzien kan je zelf doen door in te loggen.

Bovenkant formulier

Verzoek tot verwijderen
Als je verwijderd wilt worden uit ons systeem mail dan naar info@itsync.nl, dan nemen we hierover contact met je op.

Jouw identiteit

Bij het verwerken van deze persoonsgegevens, moeten wij er 100% zeker van zijn dat jij dezelfde persoon bent. Daarom kan ITSync jou schriftelijk vragen om meer gegevens aan te leveren, zoals een (geldig) identiteitsbewijs. De termijn van een maand waarbinnen op dit verzoek moet worden gereageerd door ITSync, wordt opgeschoven totdat je het gevraagde bewijs bij ons hebt aangeleverd.

Reactie op jouw verzoek

Vind jij dat jouw gegevens onjuist zijn of voor een verkeerd doeleinde worden gebruikt, kun je ons verzoeken om jouw gegevens te verbeteren, aan te vullen, aanpassen of verwijderen. Ook op dit verzoek reageren we zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen een maand. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken kan de termijn met twee maanden worden verlengd. ITSync stelt jou binnen één maand na ontvangst van het verzoek in kennis van een verlenging.

Niet kunnen voldoen aan jouw verzoek

In sommige gevallen zijn wij wettelijk verplicht om gegevens voor een bepaalde tijd te bewaren. Dit betekent dat we niet altijd aan jouw verzoek kunnen voldoen. Je kunt er natuurlijk van uit gaan dat wij dit in goed overleg met jou bespreken. Ook heb je het recht om de persoonsgegevens te laten overdragen. Geeft ITSync geen gevolg aan jouw verzoek? Dan kun je daarover een klacht indienen bij de Functionaris voor Gegevensbescherming op fa@itsync.nl of Autoriteit Persoonsgegevens.

 Kosten

Jouw verzoek om je persoonsgegevens te bekijken of aan te (laten) passen is gratis. Als het verzoek ongegrond of buitensporig is, mag ITSync een redelijke vergoeding vragen voor de administratieve kosten van het verstrekken van informatie.

9. Jouw rechten

Jouw rechten met betrekking tot persoonsgegevens zijn voor ons belangrijk. Daarom hebben wij ze hieronder kort samengevat. Heb je vragen hierover, of wil je een verzoek indienen, neem dan contact met ons op via privacy@itsync.nl

Jouw rechten zijn:

• Recht op inzage: het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van jou verwerken;
• Recht op aanvulling en rectificatie: het recht om jouw persoonsgegevens aan te vullen of te wijzigen;
• Recht op beperking van verwerking: het recht om aan te geven om minder gegevens te laten verwerken;
• Recht op vergetelheid: het recht om ‘vergeten’ te worden. Je mag je toestemming intrekken en/of je kan een verzoek indienen om je gegevens te laten verwijderen uit onze systemen;
• Recht op dataportabiliteit: het recht om persoonsgegevens over te laten dragen;
• Recht op bezwaar maken : het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking bij ons of een melding te maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Heb je vragen, op- en aanmerkingen over onze privacyverklaring

We doen er alles aan om zorgvuldig met jouw gegevens om te gaan. Mocht je vragen of opmerkingen over onze privacyverklaring hebben, stel ze gerust. We doen er alles aan om onze dienstverlening doorlopend te verbeteren.

Je kunt ons ook bereiken via:

Energiestraat 16-c, 1411 AT Naarden – Telefoon 085-0403270

Mail: info@itsync.nl

Klachten

Vind jij dat ITSync -in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens- inbreuk maakt op de geldende wet- en regelgeving of op deze privacyverklaring?.

Mocht jij een klacht willen indienen in verband met de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan kun je dat doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.